Privacyverklaring

Deze privacyverklaring legt uit hoe SoccrLineup persoonsgegevens verwerkt in het platform voor spelers, ouders of voogden, coaches, clubs en talentenplannen. Daarbij volgen we de AVG/GDPR en de Belgische privacyregels. De verklaring houdt rekening met de oudertoestemming-flow die in het platform wordt gebruikt.

Ondernemingsgegevens

• Officiële naam: Dries Swinnen
• Handelsnaam: Soccrlineup
• Rechtsvorm: eenmanszaak
• Maatschappelijke zetel: Achterstraat 94, 3990 Peer
• Ondernemingsnummer: 1038.744.888
• Btw-nummer: BE1038744888
• Btw-regime: vrijstellingsregeling kleine ondernemingen
• Contact: info@soccrlineup.com

1. Rollen onder GDPR

• Naam organisatie: SoccrLineup
• Contact: info@soccrlineup.com.
• Functionaris voor gegevensbescherming: niet aangeduid; privacyvragen lopen via bovenstaand contactadres.

Voor club-, team-, speler-, evaluatie-, oudercontact-, medische en media-inhoud is de club in principe verwerkingsverantwoordelijke en SoccrLineup verwerker. Voor eigen website, support, billing, securitylogging en commerciële communicatie treedt SoccrLineup op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke. Bij een persoonlijke coachworkspace treedt de coach op als klant en verantwoordelijke voor de spelerdata en media die hij of zij invoert.

2. Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: gebruikersnaam, rol, team/club-koppeling.
• Spelerprofielgegevens: naam, bijnaam, positie, rugnummer, voorkeursvoet, geboortedatum, lengte, gewicht, woonplaats, school, foto en algemene notities.
• Ouder- of voogdcontacten: naam, telefoon en e-mailadres voor clubcommunicatie en noodcontact.
• Evaluatiegegevens: scores, feedback, profielsnapshots die in een evaluatie-template zijn opgenomen, rapportage over evolutie, en coachgebonden velden zoals sterktes en werkpunten wanneer een evaluatieformulier die gebruikt.
• Medische info: enkel wanneer een club die effectief registreert, bijvoorbeeld aandachtspunten, allergieën of blessure-informatie.
• Inhoudsgegevens: oefenresultaten, ingestuurde media, providerreferenties en lifecyclemetadata voor tijdelijke reviewvideo's.
• Ouder- en consentgegevens: accountbeheerder, naam/e-mail/relatie van ouder of voogd, bevestiging ouderlijke verantwoordelijkheid, consentstatus, versie, bevestigingsmoment, bron en beveiligde technische metadata.
• Technische gegevens: sessiegegevens, logbestanden, beveiligingsinformatie en tijdelijke volledige databaseback-ups.

3. Doelen en rechtsgronden

Wanneer SoccrLineup verwerker is, bepaalt de club of persoonlijke coach de concrete rechtsgrond. SoccrLineup verwerkt die gegevens dan volgens de overeenkomst en platforminstructies. Wanneer SoccrLineup zelf verwerkingsverantwoordelijke is, steunen we op uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichtingen of toestemming waar die vereist is.

• Uitvoering van de dienst: platformtoegang, spelerbeheer, oefenbeheer, evaluaties, rapportering en teamwerking.
• Veiligheid en continuiteit: beveiliging, sessiebeheer, incidentopvolging en fraudepreventie.
• Communicatie: ouder- en noodcontacten beschikbaar maken voor bevoegde staff.
• Spelerevaluaties: geselecteerde profielvelden kunnen read-only in evaluatieformulieren en rapporten worden opgenomen zodat coaches fysieke context en profielinfo correct kunnen meewegen.
• Medische info wordt alleen verwerkt wanneer daar een geldige rechtsgrond en, waar nodig, een uitzondering voor bijzondere categorieen persoonsgegevens bestaat.
• Foto/video en speleruploads worden alleen geactiveerd wanneer de club de nodige toestemming of niet-vereist status bevestigt; bij intrekking wordt toegang geblokkeerd en verwijdering ingepland.

Medische gegevens zijn een bijzondere categorie persoonsgegevens. Daarom worden die gegevens strenger afgeschermd dan gewone profielvelden en niet standaard beschikbaar gemaakt voor elke staff-rol.

4. Ouder- en toestemmingflow

SoccrLineup bewaart per speler de actuele status voor platform_notice, guardian_player_data, photo_video, player_uploads en medical_info. Voor spelers jonger dan 13 jaar of zonder geboortedatum vraagt het platform een ouder- of voogdbevestiging. Die technische grens vervangt niet de eigen beoordeling van de club of coach wanneer ouderlijke toestemming of bijkomende informatie in een concrete situatie vereist is.

• Platforminformatie en spelerdata zijn blokkerend voor basisverwerking.
• Foto/video en speleruploads zijn aparte keuzes en worden geblokkeerd bij ontbrekende of ingetrokken status.
• Medische info is een aparte keuze en blijft afgeschermd wanneer die ontbreekt of ingetrokken is.
• Een ouder, voogd, bevoegde clubgebruiker of persoonlijke coach kan een bevestiging registreren volgens de beschikbare flow.
• Weigeren of intrekken kan gevolgen hebben voor functies die die verwerking nodig hebben.

5. Toegang en vertrouwelijkheid

• Een speler beheert het centrale spelerprofiel zelf via zijn account.
• Gewone profielvelden kunnen read-only zichtbaar zijn in evaluaties en in de evaluatieconfigurator.
• Oudercontacten worden alleen on-demand geladen voor bevoegde staff met teamtoegang.
• Medische info wordt versleuteld opgeslagen en enkel vrijgegeven aan bevoegde rollen zoals coach, clubadmin en superadmin.
• Talent scouts krijgen geen medische profielvelden te zien.
• Toegang tot gevoelige gegevens wordt gelogd zonder de inhoud van die gegevens in logs op te nemen.

6. Beveiliging

• Gevoelige spelergegevens zoals oudercontacten en medische notities worden apart opgeslagen van het gewone spelerprofiel.
• Die gevoelige gegevens worden versleuteld opgeslagen en enkel server-side ontsleuteld voor bevoegde aanvragen.
• We passen rolgebaseerde toegangscontrole, CSRF-bescherming, sessiebeveiliging en logging toe.
• Tijdelijke oefen-reviewvideo's worden rechtstreeks en hervatbaar van de browser naar Cloudflare Stream geüpload; SoccrLineup bewaart lokaal alleen de providerreferentie en lifecyclemetadata.
• Reviewvideo's worden alleen na server-side autorisatie met signed Cloudflare Stream playback vrijgegeven.
• Profielfoto's, overige media en eventuele legacy/fallback reviewmedia worden via authenticated/signed Cloudinary-delivery afgeschermd.
• Volledige databaseback-ups worden in de actieve productieflow als raw authenticated Cloudinary-asset opgeslagen. Ze hebben geen aanvullende applicatielaagversleuteling en zijn daarom beperkt tot bevoegde beheerflows en providercredentials.

7. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor de doelen hierboven. Clubs moeten intern ook een duidelijke bewaartermijn bepalen voor spelerprofielen, oudercontacten, evaluaties en medische info, bijvoorbeeld per seizoen of tot een redelijke periode na uitschrijving, tenzij een wettelijke verplichting een langere termijn vereist.

Consentrecords worden bewaard zolang ze nodig zijn om aan te tonen welke verwerking mocht plaatsvinden en om weigeringen of intrekkingen correct af te dwingen. Reviewvideo's worden verwijderd na goedkeuren, afkeuren, intrekken of een andere lifecycletrigger. De eigen cleanup vraagt verwijdering uiterlijk vanaf dag 30; Cloudflare krijgt daarnaast een provider-vangnet van circa 30 dagen, technisch 30 dagen plus 1 uur om het providerminimum te respecteren. Alleen Cloudinary fallback/legacy reviewinzendingen krijgen standaard een technische MEDIA_RETENTION_DAYS-indicatie van 730 dagen.

Profielfoto's en veel overige Cloudinary-media hebben nog geen uniforme technische 730-dagenjob. Zij worden bewaard zolang het actieve doel of de relatie bestaat en verwijderd bij vervangen, een expliciet verzoek, intrekking of purge. Volledige registratie en automatische afdwinging daarvan blijft een implementatiecontrole.

Volledige database- en seizoensback-ups zijn tijdelijk, worden niet individueel aangepast en krijgen standaard een vervaldatum na veertien dagen. De broncode koppelt die datum aan een duurzame provider-first worker met geleasde en gefencete claims. Alleen door de app gemaakte back-ups binnen de exacte beheerde scope worden automatisch verwerkt; actieve gedeelde providerreferenties blijven behouden. Restore claimt atomisch en een restoring-record komt pas na een verlopen lease opnieuw in aanmerking. Deployment, migratie en echte providerverwijdering zijn nog niet live bewezen. Na een restore moeten intrekkingen en verwijderverzoeken opnieuw worden toegepast.

8. Delen met derden en doorgiften

We delen gegevens alleen met leveranciers en ontvangers die nodig zijn om de dienst te leveren. Render verwerkt applicatie- en databasegegevens. Cloudflare Stream verwerkt tijdelijke reviewvideo's. Cloudinary verwerkt overige media en raw authenticated volledige databaseback-ups. one.com verwerkt alleen e-mailgegevens wanneer de supportmailbox of SMTP-dienst actief is. Stripe verwerkt alleen zakelijke contract- en betaalgegevens wanneer Stripe-billing wordt geactiveerd; de integratie is niet bedoeld voor speler-, evaluatie- of mediagegevens. De actuele lijst staat op /subprocessors.

Wanneer een leverancier of diens subverwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte kan verwerken, volgen we de passende waarborgen op, zoals een DPA, standaardcontractbepalingen (SCC's) of een ander geldig transfermechanisme en technische beperkingen voor gevoelige datasets. Een Frankfurt-regio of Europese primaire opslag betekent niet automatisch dat support en alle subprocessors uitsluitend binnen de EER verwerken.

Publieke pagina's kunnen daarnaast technische browserrequests doen naar Google Fonts, cdnjs, jsDelivr of, bij een geladen embed, YouTube. Webpush gebruikt de door de browser gekozen pushprovider. Configureerbare webhooks mogen pas worden geactiveerd nadat de concrete ontvanger, payload, rol en contractuele waarborgen zijn geregistreerd.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

SoccrLineup neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijk effect voor spelers, ouders, coaches of clubs. Evaluaties en sportieve feedback blijven menselijke beslissingen van de club, coach of staff.

10. Rechten van betrokkenen

Je kan inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming vragen via info@soccrlineup.com. Wanneer de club of persoonlijke coach verwerkingsverantwoordelijke is, behandelen zij het verzoek inhoudelijk en ondersteunt SoccrLineup technisch waar dat redelijk mogelijk is. We antwoorden in principe binnen een maand; bij complexe verzoeken kan die termijn volgens de AVG worden verlengd.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Voor minderjarige spelers moet de club of wettelijke vertegenwoordiger ook correct geïnformeerd worden wanneer gevoelige gegevens zoals medische info in het platform worden gebruikt.

11. Contact

Voor privacyvragen: mail naar info@soccrlineup.com.